Makalah Sistem Peminjaman Perpustakaan

BAB I

PENDAHULUAN

A.    Latar Belakang

Sistem peminjaman tidak lepas dari sistem pelayanan perpustakaan. Peminjaman adalah salah satu dari berbagai kegiatan pelayanan yang diberikan perpustakaan kepada pembacanya. Ada layanan informasi, layanan peningkatan minat baca, ada pula layanan tujukan, penelurusan literatur, dan layanan meminjamkan bahan perpustakaan.

Akan tetapi sampai saat ini menurut kenyataan yang ada, sistem peminjaman perpustakaan masih kurang dipahami dan dimengerti oleh banyah orang. Padahal sistem peminjaman di perpustakaan adalah sangat penting, sebab bertujuan  agar bahan yang dipinjamkan tidak hilang, selalu tau d mana buku yang dipinjamkan berada dan dipergunakan oleh siapa. Sistem peminjaman haru disusun secara sistematis. Oleh karena itu dengan dibuatnya makalah ini oleh penulis, diharapkan para pembaca bisa lebih memahami dan mengerti betapa pentingnya mengenai sistem peminjaman di perpustakaan.

B.     Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang di atas diperoleh rumusan masalah sebagai berikut :

1.      Apa saja sistem pelayanan perpustakaan?

2.      Apa macam-macam sistem peminjaman?

C.    Tujuan

Tujuan Khusus

1.      Untuk mengetahui sistem pelayanan perpustakaan

2.      Agar mengetahui macam-macam sistem peminjaman

Tujuan Umum

1.      Menambah wawasan dan pengetahuan

2.      Melatih menulis dengan cara yang baik dan benar

3.      Melatih membuat makalah yang sistematis dan benar

BAB II

PEMBAHASAN

A.    Sistem Pelayanan Perpustakaan

Sehubungan dengan sistem peminjaman perpustakaan, kita perlu mengetahui tentang sistem pelayanan perpustakaan. Ada dua sistem pelayanan perpustakaan, yaitu sistem layanan terbuka dan sistem layanan tertutup. Dua sistem ini ada hubungannya dengan cara bagaimana perpustakaan memberikan kesempatan kepada pembacanya untuk mendekati buku dan dalam meminta informasi.

1.      Sistem Pelayanan Tertutup

Pada koleksi ini buku tertutup bagi pembaca, dalam arti mereka tidak boleh langsung mengambil buku di rak perpustakaan. Perpustakaan akan mengambilkan buku untuk mereka. Pembaca mengisi sebuah formulir untuk menuliskn judul buku, pengarang, dan nomor panggil buku yang akan dipinjam.

Perpustakaan yang memilih sistem layanan tertutup, pustakawan juga bertugas penyusuna buku di rak, hanya saja pada sistem pelayanan ini yang mengambil dan mengembalikan buku adalah pustakawan. Maka dari itu pustakawan dituntut memahami koleksi dan perpustakaan harus mempunyai pustakawan yang cukup agar para pemakai tidak menunggu terlalu lama untuk memperoleh pustaka yang diinginkan.

Terdapat beberapa keuntungan yang diperoleh dengan sistem pelayanan tertutup, antara lain adalah buku tetap tersusun rapi di rak, karena tidak banyak tangan yang menjamahnya, tidak banyak buku yang hilang sebab hanya petugas yang boleh menuju rak. Namun ada juga kelemahannya, antara lain yaitu pemakai menuggu terlalu lama bahan pustaka yang diinginkan, karena jumlah pustakawan terlalu sedikit dalam melayani pemakai.

2.      Sistem Pelayanan Terbuka

Sistem pelayanan terbuka diibaratkan sistem prasmanan dari sebuah pesta makan. Pembaca dipersilahkan masuk ke ruang koleksi perpustakaan dan memilih bahan pustaka yang mereka minati. Dengan sistem ini pembaca memperoleh kesempatan untuk sekedar membaca-baca di rak dan bisa mengetahui berbagai altenatif yang bisa diambil dalam mendukung penelitiannya.

Perpustakaan yang memilih sistem pelayanan ini sebagai konsekuensinya para pustakawan harus menjaga agar susunan koleksi tetap sistematis, yaitu dengan cara tidak memperkenankan pengguna perpustakaan memasukkan sendiri koleksi yang telah dibacanya ke dalam rak. Keadaan tersebut memerlukan tenaga penyusun koleksi pustaka yang secara konsisten memasukkan kembali koleksi yang telah dibaca pengguna ke rak penyimpanan sebelum jam tutup perpustakaan. Dengan demikian hari berikutnya pengguna dapat langsung menggunakan kembali koleksi pustaka tersebut karena teah tersusun kembali seperti semula.

Untuk dapat melaksanakan dengan baik pada kedua sistem pelayanan ini, diperlukan beberapa persyaratan, antara lain:

1.      Koleksi harus disusun secara sistematis

a.       Koleksi buku/brosur dan leaflet disusun menurut urutan nomor panggilannya

b.      Koleksi majalah menurut bidang subjek luas, yang di dalamnya disusun menurut abjad judul majalah

c.       Koleksi rujukan menurut jenis publikasinya, yang berbentuk buku disusun menurut nomor panggil dan yang berupa majalah disusun menurut abjad judul, namun disimpan di dalam ruang koleksi rujukan. Ruang koleksi rujukan harus dekat dengan ruang baca perpustakaan, agar pengguna dapat menggunakan bahan rujukan sewaktu ia memerlukan.

2.      Alat temu kembali koleksi pustaka harus lengkap

a.       Katalog buku/brosur/leaflet. Katalog harus lengkap artinya baik katalog kartu ataupun katalog elektronik, harus dapat ditelusur dari berbagai titik telusur, yaitu dari nama pengarang, judul, lembaga penerbit maupun subjek.

b.      Katalog majalah, katalog ini penting untuk menunjukkan judul-judul majalah yang dimilki perpustakaan. Selain informasi mengenal judul juga diperlukan juga data tentang volume, nomor, dan tahun penerbitnya agar pengguna dapat memastikan apaka ia akan menggunakan koleksi majalah perpustakaan tersebut atau harus mencari di perpustakaan lain yang memiliki volume/nomor tertentu.

c.       Indeks artikel majalah dan monograf analitik. Indeks tersebut biasanya memuat judul-judul artikel yang dikuti dari majalah dan buku/monograf semacam prosiding, risalah dan lain-lain yang isinya terdiri atas artikel/karya tulis. Indeks majalah/monograf analitik ada juga yang dilengkapi dengan abstrak, anotasi atau ringkasan karya tukis.

d.      Bibliogarfi, fungsinya seperti katalog atau indeks, ada bibliogarfi yang disusun menurut suatu cakupan subjek tertentu, ada pula yang memuat subjek terbitan suatu negara. Bibliografi yang memuat judul-judul terbitan suatu negara biasanya diterbitkan oleh perpustakaan nasional, contohnya Bibliografi Nasional, sedangkan suatu bibliografi yang disusun menurut cakupan subjek disebut bibliografi khusus, contohnya bibliografi Caba Keriting, Bibliografi Ayam Hutan, dll.

B.     Sistem-Sistem Peminjaman Perpustakaan

1.      Sistem Peminjaman Kuno

Yang dimaksud sistem peminjaman kuno ialah cara peminjaman yang dipergunakan sebelum adanya sistem baru yang lebiah baik. Pada mulanya buku diciptakan sebagi alat untuk melestarikan inforamasi kemudian mulailah buku dipinjamkan. Pencatatn peminjaman buku yang paling awal yang dilakukan oleh perpustakaan umum ialah dengan cara mencatat nama pegarang, udul buku, dan nama peminjaman pada buku pencatatan peminjaman. Pencatatan buku-buku yang dipinjam dan nama peminjam ditulis dari hari ke hari dalam sebuah buku catatan.

Sistem ini dikembangkan menjadi sistem ledger. Ini masih juga mempergunakan buku catatan, tetapi buku catatan tersebut diberi nomor halaman. Setiap nomor halaman diperuntukkan satu peminjam. Di sanalah buku-buku yang dipinjamkan ditulis. Ini agak memberikan kemudahan, terutama pada waktu pengembalian buku. Waupun demikian, sistem ini masih kurang efektif, namun masih dipakai sampai tahun 1860.

Perkembangan selanjutnya ialah sistem dummy. Buku-buku yang dipinjam digantikan oleh dummy yang memberikan catatan nomor peminjam dan bilamana buku harus dikembalikan. Sistem ini dianggap kurang praktis, dan digantikan sistem slip. Setiap buku yang akan dipinjam, dituliskan dulu nomor buku, nama pengarang, judul buku, nama peminjam, alamat dan nomor anggota peminjam, dan batas tanggal kembali. Slip ini kemudian dikembangkan menjadi kartu buku yang dimasukkan ke dalam kantong buku. Setiap kali ada peminjaman tinggal menuliskan nama peminjam dan tanggal kembalinya.

2.      Sistem Peminjaman Brownw (Browne Charging System)

Sistem Peminjaman Browne ditemukan oleh Nina E. Browne, pustakawan Library Bureau di Boston, Massachussette, awal abad ke-20. Sistem peminjaman ini digunakan oleh banyak perpustakaan di Inggris. Dalam sistem pelayanan hastawi (manual) sistem ini memiliki kecepatan yang tinggi dibandingkan sistem hastawi yang lain.

Sistem Peminjaman Browne terdesak oleh datangnya sistem peminjaman berkomputer, seperti VTLS (Virginia Tech Library System) dari USA, SISPUKOM (Sistem Perpustakaan Berkomputer) dari Malaysia.

Alat-alat yang dipergunakan pada sistem ini:

a.       Label tanggal kembali, ditempelkan pada tiap-tiap buku

b.       Kantong buku, untuk menempatkan kartu buku, ditempelkan pada bagian belakang buku

c.       Kartu buku, dimasukkan dalam kantong buku

d.      Tiket untuk peminjaman

e.       Kotak tempat menyimpan tiket peminjaman

f.       Petunjuk hari

g.      Formulir keanggotaan

Proses / cara peminjaman mereka yang akan menjadi anggota perpustakaan harus mengisi formulir keanggotaan. Formulir ini mencatat nama pembaca dan alamat rumah, sehingga kalau pembaca lalai mengembalikan buku bias ditegur. Yang perlu diperhatikan dalam proses ini ialah apakah kartu buku tersebut benar dari buku yang dipinjam, dan tidak lupa membubuhkan stempelbatas tanggal kembali pada buku.

Keuntungan dari system browne ialah sebagai berikut :

1.      Sederhana,

2.      Ekonomis,

3.      Dapat melokasi buku apa saja yang dipinjam setiap saat,

4.      Dapat melokasi dan menirim surat peringatan kepada peminjam yang melewati batas waktu pinjam,

5.      Memudahkan pemesanan buku oleh peminjam yang lain.

6.      Jumlah buku yang dipinjam oleh masing-masing pembaca mudah dikontrol,

7.      Tak ada penundaan pengembalian buku ke rak begitu setelah buku dikembalikan oleh peminjam,

8.      Pemilikan tiket oleh pembaca membuktikan bahwa pembaca sudah tidak memiliki peminjaman lagi.

Kerugian system peminjaman browne adalah sebagia berikut :

a.       Sebagai peminjaman manual cukup memakan waktu jika dibandingkan system peminjaman berkomputer,

b.      Mudah terjadi kesalahan dalam peminjaman dan pengembalian, terutama kalau petugas perpustakaan tidak tertib dan tidak teliti.

3.      Sistem Peminjaman Newark (Newark Charging System)

Sistem Peminjaman Newark mulai dipakai pada tahun 1900 oleh Perpustakaan Umum Newark New Jersey, semasa dipimpin oleh John Cotton Dana. Sistem Peminjaman Newark memiliki beberapa keuntungan dan kekurangan.

Keuntungan sistem ini adalah:

a. Masing-masing peminjam bisa mengetahi buku macam apa yang sering dipinjamnya,

b. Setiap saat bisa diketahui buku ada di mana, siapa yang meminjam, dan bilamana harus dikembalikan,

c. Jika ada perbedaan waktu peminjaman, bisa dicatat dengan mudah,

d. Buku-buku yang dipesan bisa diketahui di mana adanya,

e. Petugas nonprofesional bisa mengerjakan pekerjaan ini dengan baik,

f. Dalam sebuah perpustakaan besar dengan banyak cabangnya, kartu peminjaman bisa, dipergunakan di cabang mana saja, dan

g. Penyiangan bisa dikerjakan dengan baik.

Sedang kekurangan Sistem Peminjaman Newark adalah:

1.    Pekerjaan rutin lambat, memakan banyak waktu dan membosankan,

2.    Sangat mudah terjadi kesalahan dalam mencatat nomor panggil buku ke dalam kartu anggota,

3.    Pada jam-jam sibuk, meja peminjaman bisa berantakan, karena begitu banyak transaksi yang harus diselesaikan,

4.    Memerlukan dua jajaran pendaftaran. Satu, jajaran nama anggota perpustakaan yang disusun menurut abjad, lengkap dengan alamat mereka masing-masing. Kedua, jajaran nomor pendaftaran,

5.    Tiap buku memerlukan tiga kartu yang menuntut waktu dalam mengerjakannya, yaitu kartu buku, kantong kartu buku, dan batas waktu peminjaman, dan

6.    Lembaran batas waktu tanggal kembali ditempelkan di bagian belakang buku yang membuat buku menjadi kelihatan kotor.

Pada awalnya pemakain system peminjaman Newark sangat memakan waktu. Kemudian diadakan berbagai perbaikan dan modifikasi seperti system peminjaman Detroit.

4.      Sistem Peminjaman Sendiri Detroit (Newark Charging System)

Sistem Peminjaman Sendiri Detroit ditemukan tahun 1929 oleh Ralph A. Ulveling, Pustakawan Perpustakaan Umum Detroit, Amerika Serikat. Sistem peminjaman ini menjadi sangat terkenal pada zamannya, sebagai sebuah sistem peminjaman yang bagus, efektif, dan disukai oleh peminjam perpustakaan sendiri. Cara peminjaman ini berdasarkan kepada kerja sama yang baik antara pembaca dan petugas perpustakaan. Sistem ini hampir sama dengan sistem Peminjaman Browne.

Berbagai jenis alat diperlukan untuk penyelenggaraan Sistem Peminjaman Sendiri Detroit. Alat-alat itu adalah jajaran pendaftaran anggota, kartu jati diri peminjam, kartu buku, kartu tanggal kembali, kantong kartu buku, stempel dan bantalannya, kotak tempat menjajarkan kartu buku, slip denda, kertas statistik sirkulasi, kartu pos pemberitahuan, dan pensil.

Sistem Peminjaman Sendiri Detroit mengenal beberapa proses, yaitu peminjaman, pengembalian buku, perpanjangan waktu peminjaman, lewat waktu peminjaman, pemesan peminjaman buku, dan statistik sirkulasi. Sistem inipun mempunyai keuntungan dan kekurangannya. Melalui berbagai kemajuan teknologi diperoleh berbagai sistem peminjaman yang bisa disebut sebagai sistem yang modern. Misalnya sistem peminjaman dengan kartu berlubang, sistem peminjaman dengan fotografi, sistem peminjaman dengan alat elektronik, dan sistem peminjaman dengan komputer.

Keuntungan system peminjaman sendiri Detroit ialah sebagai berikut :

a.    Waktu bisa dihemat sebanyak-banyaknya baik bagi petugas maupun peminjam,

b.    Karena pengisian nomor keanggotaan pada kartu buku dikerjakan oleh pembaca sendiri adan dicocokan oleh petugas peminjaman,

c.    Kartu identifikasi peminjam tidak diperlukan lagi pada waktu pengembalian buku,

d.   Buku tampak lebih necis dan rapi dibandingkan system Newark, sebab slip batas waktu peminjaman diganti dengan bentuk lain yang lebih rapi,

e.    Perdebatan antara petugas bahwa buku telah dipinjam atau tidak bias dihindari,

f.     Masa peminjaman yang berada dari setiap buku jelas bias dilihat dari jenis kartu batas tanggal kembal yang berwarna-warni,

g.    Setiap saat bias diketahui buku berada di mana,

h.    Semua salinan dari buku yang dipesan bias dicari tempatnya setiap saat,

i.      Catatan yang terdapat pada kartu buku memberikan informasi bahwa buku tersebut sering dipinjam,

j.      Peminjam bias mempergunakan kartu peminjamnya pada perpustakaan cabang yang lain.

Sedangkan kekurangan system peminjaman sendiri Detroit adalah sebagai berikut :

a.       Mencari buku untuk pemesan memerlukan waktu lama,

b.      Peminjam ikut dalam proses peminjaman,

c.       Kesalahan bias saja dibuat oleh peminjam dalam menuliskan nomor            keanggotaannya pada kartu buku,

d.      Beberapa pekerjaan rutin system ini banyak memakan waktu,

e.       Memerlukan dua jajaran pendaftaran,

f.       Pada jam-jam sibuk meja peminjaman menjadi tak teratur karena banyak buku belum diambil slipnya,

g.      Kartu buku, kantong kartu buku, dan kartu yang menunjukkan tanggal kembali sangat dperlukan untuk disiapkan.

Sistem Peminjaman Islington merupakan variasi dan penyempurnaan Sistem Peminjaman Browne. Sistem Browne hanya terbatas pada tiket yang diberikan, sementara pada sistem Islington dapat dibuatkan duplikasi tiket, sehingga bisa meminjam buku sebanyak-banyaknya. Sistem peminjaman dengan komputer sebenarnya sudah agak lama dipergunakan di perpustakaan. Makin hari sistem peminjaman jenis ini semakin bertambah bagus dan hebat.

Sistem peminjaman modern yang cukup dikenal adalah Sistem Peminjaman Plessey Pen. Sistem ini mengenal sejumlah proses, seperti mendaftar peminjaman, cara pengembalian, perpanjangan peminjaman, lewat batas waktu pinjam, dan pesan peminjaman.

BAB III

PENUTUP

A.    Kesimpulan

1.      Sistem pelayanan perpustakaan ada dua macam yaitu sistem pelayanan tertutup dan sistem pelayanan terbuka

2.      Pada pelayanan sistem tertutup pengunjung tidak diperkenankan masuk rak-rak buku untuk membaca ataupun mengambil sendiri koleksi perpustakaan. Sedangkan sistem terbuka membebaskan pengunjung ke tempat koleksi perpustakaan dijajarkan.

3.      Untuk dapat melaksanakan dengan baik pada sistem pelayanan terbuka dan tertutup diperlukan beberapa persyaratan yaitu oleksi harus disusun secara sistematis dan Alat temu kembali koleksi pustaka harus lengkap.

4.      Sitem peminjaman ada beberapa macam, yaitu : sistem peminjaman kuno, sistem peminjaman browne, sistem peminjaman newark, dan sistem peminjaman sendiri Detroit.

5.      Serta mengetahui semua kekurangan dan kelebihan dari masing-masing sistem peminjaman.

B.     Saran

Dengan mengetahui berbagai jenis pelayanan dan sistem peminjaman di perpustakaan yang ada diharapakan para pembaca dapat lebih mengerti dan memahami sistem pelayanan perpustakaan dan sistem peminjaman perpustakaan. Kita bisa memilah-milah sistem pelayanan dan peminjaman yang paling baik dan yang kemudian dapat kita terapkan atau menjadi pedoman kita.

Penulis mengharapkan setelah membaca makalah ini pembaca benar-benar paham dan kemudian dapat menjadi sebuah ilmu yang menambah wawasan kita tentang sistem pelayanan dan sistem peminjaman perpustakaan yang nantinya akan sangat berguna bagi kemajuan perpustakaan di Indonesia.